《2023年公司（修訂）條例》(下稱《修訂條例》)已于2023年4月28日起實(shí)施，給予公司彈性以不同方式舉行成員大會(huì)。《修訂條例》的一些常見問題如下。
訂立《修訂條例》的目的是什么？
《修訂條例》旨在給予公司更大彈性，靈活舉行全虛擬或混合式成員大會(huì)。
根據(jù)《公司條例》（第622章）第584條，公司可使用令該公司身處不同地方的成員能夠在成員大會(huì)上聆聽、發(fā)言及表決的任何科技，在2個(gè)或多于2個(gè)地方舉行成員大會(huì)。但《公司條例》沒有對(duì)公司以全虛擬方式，或以虛擬和實(shí)體混合方式舉行成員大會(huì)作出提述。
《修訂條例》旨在使《公司條例》和《公司（章程細(xì)則范本）公告》（第622H章）更切合時(shí)宜，以明確容許公司舉行全虛擬成員大會(huì)而無須成員到指定實(shí)體場(chǎng)地出席大會(huì)；以及以虛擬和實(shí)體方式舉行成員大會(huì)（即混合式成員大會(huì)）。
《修訂條例》的要點(diǎn)是什么？
《修訂條例》的要點(diǎn)包括：
（a）加入「虛擬會(huì)議科技」的定義；
（b）訂明向成員發(fā)出的或在網(wǎng)站上公布的成員大會(huì)通知，須指明（但不限于）舉行該大會(huì)的實(shí)體場(chǎng)地或用以舉行該大會(huì)的虛擬會(huì)議科技，或上述兩者；
（c）訂明除非該公司的章程細(xì)則明文阻止使用虛擬會(huì)議科技舉行成員大會(huì)，或規(guī)定成員大會(huì)僅可在實(shí)體場(chǎng)地舉行，否則成員大會(huì)的通知可指明用以舉行該成員大會(huì)的虛擬會(huì)議科技；
（d）列出舉行成員大會(huì)的方式；
（e）厘清當(dāng)公司的成員大會(huì)是在2個(gè)或多于2個(gè)實(shí)體場(chǎng)地舉行時(shí)，不論該大會(huì)是否亦使用虛擬會(huì)議科技舉行，該公司須使用任何科技，以容許該公司身處不同實(shí)體場(chǎng)地的成員，可在該大會(huì)上聆聽、發(fā)言及表決；及
（f）訂明使用成員大會(huì)的通知所指明的虛擬會(huì)議科技出席該成員大會(huì)的人，須視為在席。
《修訂條例》是否適用于所有公司？
否。《修訂條例》只適用于根據(jù)《公司條例》（第622章）成立及注冊(cè)的公司（即本地注冊(cè)成立的公司）。
公司可以用什么方式舉行成員大會(huì)？
《公司條例》（第622章）第583A條列出舉行成員大會(huì)的方式。在符合公司本身的章程細(xì)則的條文下，公司可以下列方式舉行成員大會(huì)：
1、在實(shí)體場(chǎng)地舉行（即實(shí)體大會(huì)）；
2、使用虛擬會(huì)議科技舉行（即全虛擬大會(huì)）；或
3、同時(shí)在實(shí)體場(chǎng)地及使用虛擬會(huì)議科技舉行（即混合式大會(huì)）。
對(duì)于舉行全虛擬或混合式成員大會(huì)所使用的虛擬會(huì)議科技方面有何規(guī)定？
根據(jù)《公司條例》（第622章）第547(1)條，「虛擬會(huì)議科技」的涵義如下：凡某項(xiàng)科技容許任何人在沒有在場(chǎng)出席會(huì)議的情況下，仍可在該會(huì)議上聆聽、發(fā)言及表決，該項(xiàng)科技即屬虛擬會(huì)議科技。因此，用以舉行全虛擬或混合式成員大會(huì)的虛擬會(huì)議科技必須容許出席該成員大會(huì)的人在該會(huì)議上聆聽、發(fā)言及表決。
公司持份者的利益會(huì)否因舉行全虛擬或混合式成員大會(huì)而受到影響？
無論公司選擇舉行虛擬還是混合式成員大會(huì)，均須確保大會(huì)的合法參加者能使用大會(huì)采用的科技在會(huì)上聆聽、發(fā)言和表決，因此，公司持份者的利益不會(huì)因成員大會(huì)的舉行方式而受到影響。此外，《公司條例》（第622章）和普通法就成員大會(huì)舉行事宜所訂的保障措施，會(huì)適用于全虛擬或混合式成員大會(huì)。
如成員大會(huì)是在2個(gè)或多于2個(gè)實(shí)體場(chǎng)地舉行，對(duì)于用以舉行該大會(huì)的科技方面，有何規(guī)定？
根據(jù)《公司條例》（第622章）第584(1)條，當(dāng)公司的成員大會(huì)是在2個(gè)或多于2個(gè)實(shí)體場(chǎng)地舉行時(shí)（不論該大會(huì)是否亦使用該大會(huì)的通知所指明的虛擬會(huì)議科技舉行），該公司須使用任何科技，以容許該公司身處不同實(shí)體場(chǎng)地的成員，可在該大會(huì)上聆聽、發(fā)言及表決。
如公司擬舉行全虛擬成員大會(huì)或混合式成員大會(huì)，成員大會(huì)的通知應(yīng)就舉行成員大會(huì)的方式指明哪些資料？
根據(jù)《公司條例》（第622章）第576(1)條，該公司須確保成員大會(huì)的通知指明（但不限于）舉行該大會(huì)的實(shí)體場(chǎng)地，或用以舉行該大會(huì)的虛擬會(huì)議科技，或上述兩者。
如公司擬舉行全虛擬或混合式成員大會(huì)并在網(wǎng)站上提供成員大會(huì)的通知，那么，公司知會(huì)其成員指有笑通知在有矣網(wǎng)站上提供的該項(xiàng)知會(huì)，應(yīng)就舉行成員大會(huì)的方式指明哪些資料？
根據(jù)《公司條例》（第622章）第573(2)條，凡有關(guān)公司知會(huì)其成員，指有關(guān)大會(huì)通知在有關(guān)網(wǎng)站上提供，該項(xiàng)知會(huì)須指明（但不限于）：
1、如該通知僅指明舉行該成員大會(huì)的實(shí)體場(chǎng)地 — 該實(shí)體場(chǎng)地；
2、如該通知僅指明用以舉行該成員大會(huì)的虛擬會(huì)議科技 — 該虛擬會(huì)議科技；及
3、如該通知同時(shí)指明該成員大會(huì)的實(shí)體場(chǎng)地及用以舉行該成員大會(huì)的虛擬會(huì)議科技 — 該實(shí)體場(chǎng)地及該虛擬會(huì)議科技兩者。
如某公司的章程細(xì)則提述成員大會(huì)的一個(gè)或多個(gè)舉行地點(diǎn)，該公司是否必須修改其章程細(xì)則，才可按照《修訂條例》靈活行事，以舉行全虛擬或混合式成員大會(huì)？
否。即使某公司現(xiàn)時(shí)的章程細(xì)則提述成員大會(huì)的一個(gè)或多個(gè)舉行地點(diǎn)，除非公司的章程細(xì)則明文阻止使用虛擬會(huì)議科技舉行成員大會(huì)，或規(guī)定成員大會(huì)僅可在實(shí)體場(chǎng)地舉行，否則該公司可以使用虛擬會(huì)議科技舉行成員大會(huì)而無須修改其章程細(xì)則（請(qǐng)參閱《公司條例》（第622章）第583A(3)條）。
如某公司的章程細(xì)則的某條文所具有的效力，是規(guī)定成員大會(huì)的通知須指明舉行該成員大會(huì)的實(shí)體場(chǎng)地的，該條文會(huì)否被視為規(guī)定成員大會(huì)僅可在實(shí)體場(chǎng)地舉行？
不會(huì)。凡該公司的章程細(xì)則的某條文所具有的效力，是規(guī)定成員大會(huì)的通知須指明舉行該成員大會(huì)的實(shí)體場(chǎng)地的，則該條文本身并不規(guī)定成員大會(huì)僅可在實(shí)體場(chǎng)地舉行（請(qǐng)參閱《公司條例》（第622章）第583A(3)(b)條）。
如某公司的成員使用成員大會(huì)的通知所指明的虛擬會(huì)議科技出席該成員大會(huì)，該成員會(huì)否被視為在席？
會(huì)。《公司條例》（第622章）第585(4A)條訂明凡任何人使用成員大會(huì)的通知所指明的虛擬會(huì)議科技出席該成員大會(huì)，則該人在如此出席該成員大會(huì)時(shí)，須視為在席。
《公司(章程細(xì)則范本)公告》( 第622H章)附表1至3所訂明的章程細(xì)則范本的主要修訂是什么？
《公司（章程細(xì)則范本）公告》（第622H章）附表1、2及3中分別載有的章程細(xì)則范本的主要修訂包括：
1、加入新訂「虛擬會(huì)議科技」的定義，其涵義如下：凡某項(xiàng)科技容許任何人在沒有在場(chǎng)出席會(huì)議的情況下，仍可在該會(huì)議上聆聽、發(fā)言及表決，該項(xiàng)科技即屬虛擬會(huì)議科技。
2、成員大會(huì)的通知須指明（但不限于）舉行該大會(huì)的實(shí)體場(chǎng)地，或用以舉行該大會(huì)的虛擬會(huì)議科技，或上述兩者。
3、如在以下情況下，某人即屬使用虛擬會(huì)議科技出席成員大會(huì)：
（a）該人使用該大會(huì)的通知所指明的虛擬會(huì)議科技；及
（b）該人能夠在該大會(huì)上行使發(fā)言權(quán)及表決權(quán)。
4、使用成員大會(huì)的通知所指明的虛擬會(huì)議科技出席該大會(huì)的人，須視為在席。
5、如成員大會(huì)因法定人數(shù)不足而延期，而該大會(huì)不是應(yīng)成員的請(qǐng)求召開的，董事須決定（但不限于）舉行經(jīng)延期的成員大會(huì)的實(shí)體場(chǎng)地，或用以舉行該經(jīng)延期的大會(huì)的虛擬會(huì)議科技，或上述兩者。
6、當(dāng)主席將成員大會(huì)延期時(shí)，須指明（但不限于）舉行經(jīng)延期的成員大會(huì)的實(shí)體場(chǎng)地，或用以舉行該經(jīng)延期的大會(huì)的虛擬會(huì)議科技，或上述兩者。
7、如沒有經(jīng)延期的成員大會(huì)的通知發(fā)出，凡使用董事所決定的虛擬會(huì)議科技或主席所指明的虛擬會(huì)議科技出席該經(jīng)延期的大會(huì)的人，須視為在席。
在召開全虛擬或混合式成員大會(huì)時(shí)，有甚么事項(xiàng)需要特別注意？
為了提醒公司在召開全虛擬或混合式成員大會(huì)時(shí)須注意的事項(xiàng)，公司注冊(cè)處已發(fā)出《公司舉行虛擬或混合式成員大會(huì)的良好作業(yè)模式指引》（下稱「《指引》」），《指引》旨在就本地注冊(cè)成立的公司舉行全虛擬或混合式成員大會(huì)，提供一般資訊及良好作業(yè)模式。詳情請(qǐng)參閱《指引》。
在《修訂條例》實(shí)施后，本地注冊(cè)成立的公司是否可以繼續(xù)舉行實(shí)體成員大會(huì)？
《修訂條例》旨在給予公司足夠彈性，因應(yīng)本身的情況和需要，暢順而有效地處理公司事務(wù)。《修訂條例》并沒有廢除在實(shí)體場(chǎng)地舉行成員大會(huì)的方式（即實(shí)體成員大會(huì)）。公司應(yīng)選擇最適當(dāng)?shù)某蓡T大會(huì)舉行方式，除須根據(jù)法例及公司本身的章程細(xì)則的規(guī)定召開有效的會(huì)議之外，亦須考慮實(shí)體會(huì)議是否仍是最適當(dāng)?shù)姆绞剑只蚴桥e行全虛擬或混合式成員大會(huì)，更能促進(jìn)與成員的溝通和盡量提高成員的參與程度。
公司應(yīng)如何決定舉行成員大會(huì)的方式？
不論是以實(shí)體、虛擬或混合方式舉行成員大會(huì)，均沒有一個(gè)可完全符合所有公司需要的方式。歸根究底，公司在決定舉行成員大會(huì)的方式時(shí)，應(yīng)旨在促進(jìn)與成員的溝通、鼓勵(lì)他們參與成員大會(huì)，并且在已考慮成員的最大利益的情況下，選擇以最合適的方式舉行成員大會(huì)。公司不應(yīng)利用舉行成員大會(huì)的方式作為手段，來管理出席情況或限制成員參與成員大會(huì)和提問。
